Per diem et liste de présence : comment éviter la fraude

Dans beaucoup d'ateliers financés en Afrique de l'Ouest, qu'ils soient organisés par une ONG, un projet de coopération ou un programme public, les participants reçoivent un per diem ou un remboursement de transport. La liste de présence n'est alors plus une formalité : c'est la pièce qui justifie chaque somme versée. Une signature de trop, c'est de l'argent du projet parti sans contrepartie, et une dépense qu'un auditeur peut refuser.

Les fraudes les plus courantes sur une liste papier

La feuille qui circule de main en main pendant l'atelier laisse passer des pratiques que tous les gestionnaires de projet connaissent :

• La signature pour un absent. Un collègue signe à la place d'une personne inscrite qui n'est pas venue, et le per diem est quand même versé.
• La liste complétée après coup. Des noms sont ajoutés au bureau, une fois l'atelier terminé, pour « régulariser » une liste incomplète.
• Toutes les journées signées d'avance. Sur un atelier de trois jours, le participant signe les trois cases dès le premier matin, puis repart.
• Le doublon. La même personne apparaît deux fois, sous deux orthographes de son nom, ou dans deux ateliers qui se tiennent au même moment.

Sur papier, aucune de ces fraudes ne se voit après la session : la feuille ne dit ni à quelle heure chaque nom a été écrit, ni par qui.

Pourquoi c'est un risque pour tout le projet

Le problème dépasse la caisse de l'atelier. Lors d'un audit, une dépense de per diem que la liste de présence ne justifie pas de façon crédible peut être déclarée inéligible. Le projet doit alors la rembourser au bailleur, souvent sur ses fonds propres. Et une liste douteuse jette le soupçon sur les autres pièces du dossier : un auditeur qui trouve une anomalie en cherche d'autres.

À l'inverse, une liste de présence solide protège aussi les équipes : le coordinateur qui a payé les per diem peut montrer exactement qui était là, et quand.

Ce qu'une liste de présence fiable doit prouver

Pour justifier un per diem, la liste doit répondre à cinq questions :

• Qui ? Une identité vérifiable, pas seulement un nom écrit à la main.
• Quand ? L'heure de la signature, pour chaque journée ou demi-journée, pas une signature unique pour tout l'atelier.
• Où ? La présence sur le lieu de l'atelier.
• Une seule fois ? L'absence de doublon, dans cet atelier et ailleurs au même moment.
• Sans retouche ? La certitude que la liste n'a pas été modifiée après la session.

Comment Emargix bloque ces fraudes

Avec Emargix, chaque participant signe depuis son téléphone (ou celui de l'animateur), en scannant un QR code ou en ouvrant son lien personnel. Plusieurs garde-fous s'appliquent d'office :

• Une signature par séance, pendant la séance. On ne peut signer qu'aux horaires prévus : impossible de signer dès le premier matin pour les journées suivantes. Chaque signature est horodatée.
• Pas d'ajout après coup. L'événement se clôture automatiquement 24 heures après sa dernière séance : la liste ne peut plus être complétée au bureau.
• Une liste qui ne se retouche pas. Chaque signature est reliée à la précédente par une empreinte numérique : une modification ou une suppression se voit.

Pour les ateliers où des per diem sont versés, les options Conformité ajoutent des preuves au moment de signer :

• Numéro de pièce d'identité (CNI ou passeport), obligatoire pour signer.
• Photo à la signature : le participant prend un selfie, ce qui décourage la signature pour un absent.
• Géolocalisation : la position est enregistrée au moment de signer.
• Détection de doublons : Emargix signale une pièce d'identité en double, une identité répétée, un téléphone qui sert à plusieurs signatures, ou une personne qui émarge au même moment dans un autre atelier.

À la fin, le pack justificatif réunit en un PDF la feuille de présence, les fiches de preuve, le registre des anomalies et la vérification de l'intégrité de la liste. C'est le document à remettre à l'auditeur.

Organiser le paiement des per diem avec la liste

• Activez les options avant la première signature. Les preuves ne s'ajoutent pas après coup pour les personnes qui ont déjà signé.
• Prévoyez une séance par journée, ou par demi-journée si le per diem en dépend : chaque séance a sa propre signature.
• Annoncez la règle au début de l'atelier : chacun signe lui-même, sur place, à chaque séance. Le simple fait de le dire réduit les tentatives.
• Payez sur la base de la liste, et regardez le registre des anomalies avant de verser les per diem : c'est le moment de lever un doute, pas pendant l'audit.

Et quand le réseau est faible ?

Les ateliers se tiennent souvent loin des grandes villes. La signature est conçue pour les téléphones d'entrée de gamme et les connexions mobiles instables, sans application à installer. Le détail est dans notre article sur l'émargement en connexion instable.

Aller plus loin

Pour ce qu'un auditeur de bailleur attend d'une preuve de présence, voir notre article sur l'émargement électronique pour les ONG. Les options Conformité et le pack justificatif sont présentés sur notre page Émargement pour ONG et bailleurs de fonds.