Ce qu'une feuille d'émargement doit contenir
L'intitulé de la formation
Le même que sur la convention et la convocation, pour que le financeur relie la feuille au bon dossier.
L'organisme et le formateur
Le nom de l'organisme de formation et celui de la personne qui anime la session, avec sa signature.
La date, les horaires et le lieu
Les horaires doivent correspondre au programme : ce sont eux qui justifient les heures facturées.
Le nom de chaque stagiaire
Nom et prénom, écrits lisiblement, une ligne par personne.
Une signature par demi-journée
Le matin et l'après-midi, par chaque stagiaire et par le formateur : c'est ce qu'attendent les juges et la plupart des financeurs.
Pour le détail des exigences Qualiopi, lisez nos explications sur les obligations d'émargement.
Bien remplir la feuille, et ses limites
Faites signer en début de chaque demi-journée, jamais à l'avance pour toute la session. Chaque stagiaire signe lui-même : une croix devant un nom ne prouve rien, et des signatures photocopiées ou scannées sont écartées en cas de contrôle. Barrez les cases des absents, évitez les ratures, puis signez la feuille en tant que formateur ou formatrice à la fin de la journée.
Le papier a ses limites. Une feuille se perd, se froisse ou se complète après coup sans que rien ne le montre, et il faut la scanner puis la ressaisir pour le dossier du financeur. Sur une session de plusieurs jours, ce sont des dizaines de pages à rassembler.
Avec Emargix, chaque stagiaire signe sur son téléphone, avec un lien ou un QR code. L'heure de chaque signature est enregistrée, et la feuille complète s'exporte en PDF, prête à transmettre. Si la connexion manque, la feuille vierge reste disponible depuis votre espace, déjà remplie avec la liste de vos stagiaires.
Questions fréquentes
Le modèle est-il vraiment gratuit ?
Oui, sans inscription ni adresse email. Vous saisissez ce que vous voulez (tout est facultatif), le PDF est fabriqué dans votre navigateur et rien n'est envoyé à nos serveurs.
Faut-il une signature le matin et l'après-midi ?
Aucun texte ne l'impose sous ce nom, mais c'est ce que retiennent les juges en cas de contrôle et ce que demandent la plupart des financeurs (OPCO, France Travail, projets cofinancés par le FSE+) : une signature par demi-journée, avec les horaires et la signature du formateur. Choisissez « Par demi-journée » dans le formulaire.
Une feuille d'émargement électronique a-t-elle la même valeur ?
Elle est recevable comme preuve : on ne peut pas l'écarter au seul motif qu'elle est électronique. Ce qui la rend solide, c'est d'être signée pendant la séance, d'identifier le stagiaire et de ne pas pouvoir être retouchée ensuite. Emargix enregistre l'heure exacte de chaque signature et la scelle par une empreinte reliée à la précédente : une modification après coup se verrait.
Puis-je utiliser ce modèle en Belgique, en Suisse ou en Afrique ?
Oui. Les colonnes sont celles qu'attendent la plupart des organismes et des bailleurs : identité du stagiaire, signature, date et horaires. Adaptez simplement l'intitulé et le lieu.
Et si vos stagiaires signaient sur leur téléphone ?
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