FSE+ : justifier la présence des participants en France et en Belgique

Une formation cofinancée par le Fonds social européen (FSE+) se justifie de plus en plus par ce qui a été réalisé, et de moins en moins par ce qui a été dépensé. Pour la plupart des projets, ce ne sont plus les factures qui déclenchent le paiement, mais les heures de présence des participants. La feuille de présence devient alors la pièce qui fait entrer l'argent. Voici les règles de la programmation 2021-2027, en France et en Wallonie-Bruxelles, à jour en octobre 2026.

Ce que fixe le règlement européen

Le règlement (UE) 2021/1060, commun aux fonds européens, pose deux règles qui pèsent directement sur vos feuilles :

• Coûts simplifiés obligatoires (article 53) : quand une opération coûte au plus 200 000 €, la contribution du FSE+ prend la forme de coûts unitaires, de montants forfaitaires ou de taux forfaitaires. Un coût unitaire de formation se calcule typiquement en montant par heure et par participant, multiplié par les heures réellement suivies.
• Conservation des pièces (article 82) : elles se gardent 5 ans à compter du 31 décembre de l'année du dernier paiement reçu. Les organismes qui gèrent le cofinancement peuvent exiger plus.

Avec un coût unitaire horaire, chaque heure non signée est une heure non payée. Le guide des coûts simplifiés des fonds européens en France le dit clairement : pour une formation, le paiement est déclenché par la feuille d'émargement, ou une autre preuve de présence, et par le rapport d'évaluation.

En France : ce que demandent les OPCO et les gestionnaires

Quand un OPCO cofinance une action avec le FSE+, ses exigences s'ajoutent à celles du règlement. Constructys, par exemple, demande des feuilles d'émargement :

• cosignées par le formateur et par le stagiaire ;
• par demi-journée ;
• portant l'emblème de l'Union européenne et la mention « Cofinancé par l'Union européenne ».

Les durées de conservation sont aussi plus longues que celles du règlement : 10 ans chez Uniformation et 11 ans chez l'Opco 2i pour les actions cofinancées. Les données des participants (identité, situation à l'entrée et à la sortie) se saisissent par ailleurs dans « Ma Démarche FSE+ ».

À La Réunion, la Région gère le programme régional FEDER-FSE+ 2021-2027, et le préfet le volet local du programme national FSE+ : c'est auprès d'eux que se lisent les exigences de justification de votre projet.

En Belgique : les « feuilles de présence » de l'Agence FSE

En Wallonie et à Bruxelles, le guide administratif et financier FSE+ de l'Agence FSE (version 7, juin 2026) parle de feuilles de présence et de participants, plutôt que d'émargement et de stagiaires. Ses règles principales :

• Le système est libre, pourvu qu'il réponde aux exigences de justification : feuilles de présence ou tout autre système d'enregistrement.
• À distance, sont admis les courriels ou SMS indiquant la date, l'heure, la durée et l'objet, les relevés de connexion aux visioconférences et aux plateformes d'apprentissage, ou un relevé des prestations identifiant les participants et la durée.
• Un dossier individuel, papier ou électronique, signé par le participant, est obligatoire pour chacun.
• L'archivage électronique est admis s'il garantit la pérennité, l'intégrité, la confidentialité et l'accessibilité des pièces, conservées 5 ans.

Les heures de présence comptent aussi pour les participants : le défraiement des demandeurs d'emploi est lié à leur présence, avec une prime de 2 € brut par heure suivie au Forem comme chez Bruxelles Formation.

Hors FSE+, le congé-éducation payé repose lui aussi sur la présence : l'organisateur remet chaque trimestre une attestation d'assiduité, et plus de 10 % d'absences injustifiées fait perdre le droit au congé pendant 6 mois.

Préparer des feuilles qui passent le contrôle

• une feuille par séance, ou par demi-journée, avec les horaires prévus ;
• la signature de chaque participant pendant la séance, et celle du formateur ;
• l'emblème européen et la mention de cofinancement en en-tête ;
• des heures cohérentes avec le programme, le dossier individuel et la demande de paiement ;
• un archivage qui garantit que la feuille n'a pas été modifiée.

Avec Emargix, chaque participant signe sur son téléphone, séance par séance, et l'heure de chaque signature est enregistrée. Chaque signature est scellée par une empreinte reliée à la précédente, ce qui rend visible toute modification après coup. Ajoutez l'emblème européen comme logo de l'événement : il figure en tête de chaque page de la feuille exportée en PDF. Pour un bailleur qui demande davantage, le pack justificatif réunit la feuille, les fiches de preuve et la vérification de l'intégrité.

Une précision utile : en Belgique comme en France, seule la signature électronique qualifiée, comme celle de la carte d'identité belge, est assimilée d'office à une signature manuscrite. Une signature tracée sur un écran reste une preuve recevable, qui vaut par l'horodatage, l'intégrité et la cohérence du dossier. Pour aller plus loin, lisez notre article sur les preuves de présence exigées par les financeurs français et celui sur l'émargement pour les projets financés par un bailleur.

Sources

• Règlement (UE) 2021/1060 portant dispositions communes, articles 53 et 82.
• ANCT, Europe en France, guide des options de coûts simplifiés 2021-2027.
• Constructys, liste des pièces de facturation FSE (mars 2025).
• Agence FSE, guide administratif et financier FSE+ 2021-2027, version 7 (juin 2026).
• Le Forem, vade-mecum du congé-éducation payé (2026).

Cet article donne un aperçu général à titre informatif, à jour en octobre 2026, et ne constitue pas un avis juridique. Les exigences de votre financeur priment : vérifiez-les dans votre convention ou auprès de votre gestionnaire.